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Marketing neu gedacht – Wie Kaffee Partner mit Apteco und Microsoft Dynamics 365 CRM Marketingprozesse automatisiert, Potenziale erschließt und Vertrieb sowie Controlling datengetrieben stärkt

1. Ausgangslage: Ein Unternehmen im Wandel – und ein wachsender Anspruch an Marketingeffizienz

Kaffee Partner ist Marktführer in der Kaffeeversorgung von kleinen und mittelständischen Betrieben in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Mit mehr als 70.000 Kundinnen und Kunden aus allen Branchen hat sich das Unternehmen seit der Gründung im Jahr 1973 als feste Größe etabliert. Täglich werden bundesweit über zwei Millionen Tassen Kaffee und Kaffeespezialitäten aus Kaffeevollautomaten von Kaffee Partner genossen. Das umfassende Angebot reicht von modernen, designprämierten Kaffeevollautomaten über exklusive Kaffeemischungen bis hin zu einem flächendeckenden Service durch mehr als 150 festangestellte Technikerinnen und Techniker.

Das Kundenverhalten im B2B-Umfeld verändert sich rasant. Informationsverhalten, Entscheidungswege und Kontaktpräferenzen verschieben sich zunehmend in digitale Kanäle. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Transparenz, Reporting und Effizienz. Das Marketing muss agiler werden, personalisierter kommunizieren, neue Kanäle nutzen und dabei systemseitig reibungslos mit Vertrieb und Service kooperieren.

2. Die Herausforderung: Drei Systeme, viele Silos – und ein Ziel: Daten intelligent nutzbar machen

Mit der Einführung von Microsoft Dynamics 365 CRM stellte sich eine strategische Frage: Wie lässt sich ein modernes CRM mit einem bestehenden ERP-System (Navision) und der Marketingplattform Apteco so verzahnen, dass ein ganzheitlicher, effizienter Prozess entsteht?

Konkret galt es

  • ERP- und CRM-Daten zusammenzuführen,
  • Apteco als zentrales Analyse- und Automatisierungstool einzubinden,
  • externe Firmendaten (beDirect) DSGVO-konform für die Potenzialanalyse und Leadgenerierung zu nutzen und
  • operative Marketingprozesse automatisiert und ohne manuelle Eingriffe auszuführen.

Hinzu kam die technische Herausforderung, dass alle Systemintegrationen parallel zum CRM-GoLive realisiert werden mussten.

3. Die Lösung: Eine skalierbare, automatisierte Marketingarchitektur

Gemeinsam mit WOLFF Daten. Menschen. Marketing. wurde eine leistungsfähige Marketingarchitektur konzipiert und umgesetzt. Apteco fungiert dabei als Herzstück für Selektion, Analyse und Kampagnensteuerung. Der eigens entwickelte WDMM.Connector sorgt für eine bidirektionale Integration mit Dynamics CRM.

Wesentliche Komponenten der Lösung:

  • Aufbau eines konsolidierten Ziel-Datenmodells auf Basis der ERP- und CRM-Daten
  • Tägliche, automatisierte Datenversorgung per ETL-Strecke (SSIS und KingswaySoft)
  • Eventgesteuertes Monitoring mittels WebHooks
  • Vollständige CRM-Kampagnensteuerung durch den WDMM.Connector
  • DSGVO-konforme Nutzung der beDirect-Firmendaten über ein separates Apteco-System und das improveDATA-Portal

4. Das Ergebnis: Vollständig automatisierte, transparente Marketingprozesse

Die neue Systemlandschaft wurde pünktlich zum GoLive des Dynamics CRM in Betrieb genommen. Heute profitieren die Fachbereiche von:

  • Vollständig automatisierten, kanalübergreifenden Kampagnen ohne manuelle Zwischenschritte
  • Zentraler Steuerung sämtlicher Zielgruppenselektionen und Kampagnenlogiken direkt in Apteco – ohne Systemwechsel
  • Lückenlosem Echtzeit-Monitoring aller Verarbeitungsschritte zur proaktiven Fehlervermeidung
  • Effizientem, DSGVO-konformem Potenzialmanagement direkt in Apteco über eine separate beDirect-Umgebung mit automatisierter Vertriebsübergabe
  • Klarem Zusammenspiel zwischen Apteco und Dynamics mit sauber definierten Rollen und Prozessen – ganz ohne Redundanzen

5. Der strategische Nutzen: Marketing als datengetriebener Wachstumsmotor

Kaffee Partner kann mit dem neuen Setup schneller auf Marktveränderungen reagieren, qualitativ hochwertige Leads generieren, operative Prozesse verschlanken und datenbasierte Entscheidungen treffen. Marketing, Vertrieb und Controlling greifen auf ein gemeinsames Datenfundament zu und agieren synchronisiert.

6. Stimmen aus dem Projekt:

“Mit Apteco haben wir ein Tool, das es uns ermöglicht, in sehr kurzer Zeit komplexe und große Datenmengen zu analysieren und visuell auszuwerten. Das schafft einen echten Mehrwert für unser Unternehmen.” — Joachim Math, Controlling und Apteco KeyUser bei Kaffee Partner

“Mit WOLFF Daten. Menschen. Marketing. hatten wir einen Partner, der eigenverantwortlich, lösungsorientiert und mit klarem Fokus auf Projekterfolg agiert hat – exakt so, wie man es sich in einem so kritischen Migrationsprojekt wünscht.” — Henning Lohrer, Abteilungsleiter Datenmanagement & BI bei Kaffee Partner