Der Kunde

Hochwertiger Kaffeegenuss für Büros und Betriebe – dieses Versprechen gibt Kaffee Partner seit 1973. Das Portfolio reicht vom designpreisgekrönten Kaffeevollautomaten über aromatische Kaffeebohnen, Toppings, Tees und Tassen bis hin zu einer Rundum-Betreuung inklusive Vor-Ort-Service durch mehr als 150 festangestellte Service-Techniker. Über 70.000 Büros, Bistros und Bäckerei-Cafés ebenso wie die gehobene Gastronomie und Hotellerie in Deutschland, Österreich und der Schweiz nutzen das breite Produkt- und Leistungsspektrum von Kaffee Partner.

„Mit Frische, Innovationskraft und Verantwortungsbewusstsein ermöglichen wir unseren Kunden jeden Tag Genussmomente.“

Der Beginn

Mit der erfolgreichen Anbindung des Apteco Systems an das Navision ERP System im Jahr 2016 erfolgte der Startschuss für die erfolgreiche Zusammenarbeit von Kaffee Partner und WOLFF Daten. Menschen. Marketing. GmbH im Bereich der Marketing Analyse und Automation. Über die Jahre wurden unzählige Analysen, Prozesse und Marketingkampagnen mit Apteco FastStats, PeopleStage und Orbit auf ein neues Niveau gehoben und – wo immer möglich – automatisiert.

Der Ausbau

Im Jahr 2021 hat sich Kaffee Partner entschieden, MS Dynamics 365 CRM einzuführen. Die offene Frage im Raum war, wird nach Einführung des neuen CRM Systems das Apteco System weiter benötigt. Schnell wurde klar, die beiden Systeme substituieren sich kaum. Die hervorragenden Fähigkeiten von Apteco im Bereich Analyse und Automation ergänzen auch die zukünftige Systemlandschaft.

Die Aufgabe

Integration von Apteco in die neue Systemlandschaft bei Kaffee Partner.

Hierbei blieb Navision weiterhin das führende System für alle kaufmännischen Transaktionen mit Kunden und das MS Dynamics 365 CRM für die Leadentwicklung und alle internen und externen Kommunikationsprozesse. Darüber hinaus sollte eine Lösung geschaffen werden, die den Bezug von unbekannten Potentialen aus der beDirect Firmendatenbank komfortabel ermöglicht. Die gesamte Implementierung musste parallel zum GoLive des MS Dynamics erfolgen, da ansonsten die operativen Marketing- und Vertriebsprozesse zu lange ausgefallen wären.

Die Lösung

Parallel zum laufenden MS Dynamics 365 Implementierungs-Projekt war die erste Herausforderung, ein stabiles Ziel-Datenmodell und ETL Prozesse aufzubauen, die Navision und CRM Daten zu integrieren und dabei das komplexe CRM Datenmodell wieder in eine hierarchische Struktur zu überführen, die performante Analysen und Selektionen ermöglicht.

Die ETL Strecke von Navision haben wir mit nativen SSIS Paketen umgesetzt. Das MS Dynamics in der Azure Cloud ist mit dem KINGSWAYSOFT SSIS Integration Toolkit angebunden. Geladen wird in einem automatisierten Nachtlauf. Jeder wichtige Schritt dieser komplexen Datenversorgung kommuniziert seinen Erfolg oder Misserfolg mit WebHook Technologie direkt in unser Support System, so dass der gesamte Nachtlauf ohne weitere Tools für den Support transparent ist.

Die Verbindung

Die zweite und größte Herausforderung im Projekt war die Kommunikation zwischen Apteco und MS Dynamics. Der verständliche Wunsch von Kaffee Partner war, dass der User so wenige Systemwechsel wie möglich hat, um die Marketing Prozesse anzustoßen. Um dies zu ermöglichen, müssen komplexe mehrstufige Workflows auf der MS Dynamics Seite programmatisch bedient werden.

Für diese Anforderung haben wir einen Connector entwickelt, der die Steuerung übernimmt und auch alle Schritte überwacht. Alle Schritte der MS Dynamics 365 CRM Logik können – in beliebiger Tiefe – mit dem Export aus Apteco ausgeführt werden:

• Teilnehmer auf eine Marketingliste laden
• Eine Marketingliste einer Kampagne zuordnen
• Eine Kampagnenaktivität anlegen
• Eine Kampagnenaktivität verteilen

Gemeinsam mit Kaffee Partner haben wir entschieden, dass die Kampagnenanlage aus organisatorischen Gründen in MS Dynamics 365 CRM verbleiben soll.

Der WDMM.Connector steht sowohl für manuelle Selektionen aus Apteco FastStats als auch für automatisierte Apteco PeopleStage Kampagnen zur Verfügung. Für das Prozess Monitoring werden wichtige Events auch hier direkt in unser Support System gemeldet.

Automatisierte Kaufprozesse

Für die Herausforderung der beDirect Potentiale haben wir uns für ein separates Apteco System entschieden. So konnten wir ein sehr schlankes System bauen, in dem Kaffee Partner anonymisierte Potentiale nach allen von beDirect zur Verfügung gestellten Kriterien selektieren kann. Bereits bei Kaffee Partner über andere Lead Quellen bekannte Interessenten werden tagesaktuell markiert. Im Kaufprozess werden die personenbezogenen Daten über das WDMM Portal improveDATA von beDirect bezogen und automatisiert angereichert. Danach erfolgt die Leadanlage im MS Dynamics über den WDMM.Connector. Die neuen Leads können direkt in Kampagnen integriert werden und z. B. an die angebundenen Call Center übergeben werden

Das Ergebnis

Die Integration von Apteco in die neue Kaffee Partner Infrastruktur wurde zum GoLive von MS Dynamics 365 CRM erfolgreich umgesetzt. Es ist ein sehr leistungsfähiges Datenmodell entstanden, das für Marketing, Vertrieb und Controlling umfassende Selektions-, Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten bietet.

Alle Kaffee Partner Use Cases können automatisiert ausgeführt werden. Es sind keine manuellen Eingriffe notwendig. Die notwendigen Aufgaben sind zwischen Apteco und
MS Dynamics 365 CRM klar abgegrenzt, so dass keine Doppelarbeiten entstehen.

Der WDMM.Connector bildet alle heute bei Kaffee Partner eingesetzten Prozesse, ab. Er kann jederzeit flexibel ausgebaut werden und so auch für heute noch nicht genutzte Workflows in MS Dynamics eingesetzt werden.

Das Apteco System für die beDirect Potentiale ermöglicht die Einhaltung der DSGVO Anforderungen an die Speicherung der Daten by Design und bietet über die automatisierte Integration des Kaufprozesses bei beDirect in die Workflows eine sehr schlanke und komfortable Lösung für Kaffee Partner.

Das sagt Kaffee Partner über uns

Mit WOLFF Daten. Menschen. Marketing. hatten wir einen Implementierungspartner, der eigenverantwortlich und proaktiv den Erfolg des Projektes sicherstellt und jederzeit Lösungsorientierung bewiesen hat.

Henning Lohrer, Abteilungsleiter Datenmanagement & BI / Projektleitung bei Kaffee Partner